Nos dias atuais, tem se tornado cada vez mais comum e frequente as empresas adotarem a modalidade de trabalho home office.
O que ocorre é que muitas empresas, ainda, não sabem os direitos e deveres que essa modalidade de trabalho traz para a empresa e para funcionários.
Por exemplo, você sabia que no trabalho home office não é necessário a empresa ter gastos com vale-transporte? Isso mesmo!
Mas, por outro lado, a empresa deve ajudar com outros custos, por exemplo, energia elétrica, internet e outras despesas adicionais.
Nesse artigo, vamos tirar todas as dúvidas referentes a ajuda de custo que a empresa é obrigada a pagar ao seu funcionário em home office.
Quais são os custos do home office para a empresa?
O modelo de trabalho home office existe na lei brasileira desde 2017. Conforme a Lei n° 13.467 da Reforma Trabalhista, o trabalho realizado fora da empresa é considerado como teletrabalho e tem os mesmos direitos e deveres de um contrato CLT.
O art. 2° da CLT esclarece que a empresa tem a obrigação de custear as despesas do seu negócio. Sendo assim, o trabalhador que sofrer algum custo ao realizar suas atividades de trabalho em casa, deve ser reembolsado.
Um exemplo de reembolso é o valor da internet, se o trabalhador passa a gastar mais com o valor da internet é considerado um gasto extraordinário.
Então, a empresa deve fazer o reembolso. Isso serve para o valor da energia, água e infraestrutura.
Inclusive, a Reforma Trabalhista prevê também que deve existir um acordo entre empregador e empregado sobre a manutenção, aquisição ou fornecimento de equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária para o exercício da atividade em regime remoto.
Nesse caso, o contrato de trabalho home office deve formalizar o acordo e deve especificar quais despesas serão de responsabilidade da empresa e do trabalhador e quais serão reembolsadas.
O que diz a lei sobre a ajuda de custo no trabalho home office?
A Lei nº 13.467 determina as regras do home office e suas implicações legais. De acordo com o artigo 2º da CLT, o empregador é obrigado a arcar com as despesas relacionadas à sua empresa.
Desde a reforma trabalhista, as atividades desenvolvidas fora das dependências da empresa foram também abrangidas pela legislação trabalhista.
— Art. 75-D “As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”
Ou seja, o valor envolvido no trabalho (insumos) do funcionário no modelo home office deve ser pago pela empresa.
Ajuda de custo na CLT
De acordo com a CLT, caso a empresa opte por arcar com essa despesa, ele tem como único intuito custear despesas permanentes ou temporárias incorridas pelos colaboradores em decorrência de mudanças no local de trabalho.
— Artigo 457 da CLT: “As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”
Auxílio infraestrutura
Além das contas de energia e internet, a empresa também deve auxiliar os seus funcionários com equipamentos e móveis necessários ao trabalho.
Mesmo mantendo o modelo de contratação e não alterando para teletrabalho, é importante e essencial oferecer a estrutura de trabalho para o funcionário com o chamado kit home office, com computador, mouse, tela, teclado e outros acessórios.
Nestes casos, é prudente definir cláusulas de responsabilidade dos funcionários para os materiais fornecidos.
Agora, se os funcionários precisarem usar seus próprios equipamentos, também podem estabelecer verbas para pagar a depreciação dos itens.
Como calcular a ajuda de custo do home office?
Existem três despesas principais: energia elétrica, telefone e internet.
Cálculo da energia elétrica
A maneira mais simples de calcular o consumo de eletricidade relativo ao trabalho do colaborador é por meio dos aparelhos utilizados.
Para fazer esse cálculo, você precisa:
- identificar a potência dos aparelhos utilizados – normalmente em watts (W);
- dividir o valor dos watts por 1000 para chegar ao valor em quilowatts (kW);
- multiplicar o valor encontrado em kW pelas horas em que o aparelho fica ligado e depois pelos dias do mês;
- com esse valor em mãos, você deve multiplicar pelo valor cobrado do kWh cobrado pela empresa de energia.
Imagine que um notebook consome em média 50 watts. Ou seja, 0,05 kW. Confira o cálculo abaixo.
0,05 kW x 8h diárias x 21 dias úteis = 8,4 kW mensais
8,4kW mensais x R$ 0,62 = R$5,28 mensais
Cálculo do telefone
Para esse cálculo, basta apontar no demonstrativo da linha as ligações feitas para o trabalho e o valor cobrado em cada uma.
Cálculo da internet
A internet móvel pode ser calculada com base no consumo médio de dados utilizados para tarefas da empresa.
Ao somá-los, é possível entender o quanto da internet do colaborador está sendo usada para o trabalho.
Alguns exemplos consumo por tarefa são:
- enviar um e-mail de texto: 5 KB;
- acessar um website: 300 KB;
- enviar um e-mail com anexo: 350 KB;
Para internet fixa, é possível computar o valor de acordo com o uso do colaborador.
O valor da contratação mensal da rede será dividido em horas trabalhadas, sendo a empresa responsável por pagar o custo do período total de trabalho do funcionário.
Exemplo:
Internet 100MB = R$ 200/mês = R$ 6,67/dia = R$ 0,275/hora
Se o funcionário a utilizasse 8 horas por dia, 5 dias por semana, o total seria de R$ 46,20 para um total de 21 dias úteis.
É obrigatório a empresa pagar a ajuda de custo para o home office?
Em regra, a empresa deve conceder um auxílio para o home office. Nesse caso, a legislação prevê que haja uma negociação entre as partes em relação à compra e manutenção de materiais.
Esse acordo pode ser feito livremente, mas deve ser definido em contrato de trabalho qual é a responsabilidade do empregador e do empregado.
A lei não obriga a empresa a custear esse modelo sozinha. Entretanto, a empresa deve fazer uma negociação e arcar com os itens básicos e necessários para a realização das atividades do trabalhador.
Caso os equipamentos de trabalho do colaborador não sejam suficientes, a empresa terá de arcar com a responsabilidade de aquisição para o funcionário.
A mesma regra serve para a internet, no caso de funcionários que não tenham a velocidade necessária para realizar suas atividades.
Como fazer o reembolso da ajuda de custo?
A melhor maneira de haver o reembolso, é estabelecer uma política na empresa.
A empresa pode criar um documento que consta todas as despesas que ela pode reembolsar.
Esse documento deve estabelecer os limites que a empresa pode pagar. Além disso, deve ser considerado o bem-estar e as necessidades dos funcionários.
Uma opção para a empresa, é ter uma plataforma automatizada para o processo de reembolso das despesas.
Para isso, é necessário haver a comprovação dos gastos gerados pelo funcionário através de recibos e faturas.
Conclusão
Agora, você entendeu quais são os pontos sobre a ajuda de custo no home office que devem ser negociadas e pagas pelas partes envolvidas.
Além disso, expliquei como pode ser feito o cálculo para o reembolso dos custos do home office.
Vimos também que a legislação estabelece normas e garante alguns direitos para as partes.
No entanto, em caso de dúvidas ou divergências, aconselho que procure um advogado especialista em direito do trabalho para garantir e assegurar os seus direitos nessa modalidade de trabalho.
